Instructions aux auteurs

Les propositions et les contributions soumises pour participer aux JRES 2017 doivent se conformer aux instructions détaillées dans cette page.

En bref

Les dates à retenir

 12 mars 2017   Date limite de réception des propositions 
 19 mai 2017  Réponse du comité de programme aux auteurs de propositions
 30 juin 2017  Date limite de réception des résumés
 30 septembre 2017  Date limite de réception des articles
 octobre 2017 (sera précisé ultérieurement)  Date limite de réception des posters
 30 octobre 2017  Date limite de réception des présentations, biographies et photos
 du 14 au 17 novembre 2017    JRES 2017 à Nantes

Fichiers utiles

Les types de contributions

Plusieurs types de contributions sont possibles :

Les présentations longues

Les présentations longues comportent un résumé, un article et une présentation de 35 minutes suivie de 10 minutes de questions. Une présentation peut également inclure une vidéo à des fins d'illustration.

Les présentations courtes

Les présentations courtes comportent un résumé, un article et une présentation de 10 minutes suivie de 5 minutes de questions.

Les posters

Pour cette édition, les posters deviennent des présentations à part entière, seules les modalités d’échange avec les conférenciers restent différentes (les présentations délivrent une information à une assemblée, le poster cristallise des échanges autour d’un support). Le fond est aussi passionnant et demande un investissement comparable des auteurs. Pour cela, les posters devront être accompagnés d’un article au même titre que les présentations.

Les posters comportent le poster lui-même, un résumé et un article et seront présentés pendant les différentes sessions poster organisées.

Les tables rondes

Les tables rondes, d'une durée d'une heure, impliquent plusieurs intervenants qui échangent leurs points de vue sur un thème donné. La table ronde est suivie de 30 minutes de questions. Le contenu des débats (problématique, points de vue, convergences, divergences, répartition des différents intervenants, etc.) sera précisé dans le texte de la proposition. Les tables rondes retenues seront accompagnées d’un résumé qui sera publié dans le programme de la conférence.

Les « lightning talks »

Les « lightning talks » (LT) sont des présentations de quelques minutes, sans question.  Des sessions dédiées seront proposées durant les JRES. Les soumissions se feront pendant les JRES, les modalités seront précisées ultérieurement. Les LT s’accompagnent au minimum d’une diapositive présentant l’orateur et le sujet, aucun article n'y est associé.

Les « Birds of a Feather »

Les « Birds of a Feather » (BOF) sont des groupes de discussions informelles permettant d’échanger sur une thématique commune. Des sessions dédiées seront proposées durant les JRES. Les soumissions se feront pendant les JRES, les modalités seront précisées ultérieurement. Aucun support (présentation, article, résumé) n’est nécessaire.

Le stand des associations du libre

Les associations de promotion des logiciels libres (généralistes et/ou spécifiques à un logiciel particulier) peuvent demander à  disposer d'un stand pendant « une partie » de la conférence (cf. dépôt de proposition). Les modalités d’installation et le planning de présence seront communiqués ultérieurement aux associations retenues.

Dépôt d'une proposition

Accord des auteurs

Le dépôt d’une proposition vaut autorisation de l’auteur selon les conditions stipulées dans le document autorisation pour la publication de ses productions sur les sites web des JRES et de son droit à l’image.

Inscription des auteurs

Attention, un seul auteur bénéficie d'une inscription gratuite pour chaque proposition retenue, elle ne dispense pas des démarches d'inscription qui se feront via un espace dédié.

Soumission d'une proposition

Les propositions de présentations, de posters ou de table ronde se font via le formulaire de soumission en ligne jusqu'à la date limite citée au début de ce document. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent être représentatives des projets des auteurs et permettre au comité de programme de les évaluer. Le formulaire permet également de déposer un document optionnel afin d'étayer les propositions. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Vos propositions sont un aperçu de vos futurs documents et doivent comporter :

  • de 700 à 1300 mots pour une proposition de présentation longue ;
  • de 200 à 1300 mots pour une proposition de présentation courte, de poster, de table ronde ou de stand.

Soumission d'une demande de place dans le stand des associations du libre

La demande d'une place dans le stand des associations de promotion des logiciels libres se fait via le formulaire de soumission en ligne, en présentant brièvement l'association. Comme le nombre de places sur ce stand est limité, les propositions seront étudiées, sélectionnées et planifiées par le comité de programme.

Les documents pour les contributions sélectionnées (hors « lightning talks », « Birds of a Feather »  et « stands »)

Les auteurs dont les propositions (présentations courtes ou longues, posters ou tables rondes) auront été retenues par le comité de programme devront remettre leurs documents définitifs avant les dates indiquées au début de cette page.

Le résumé

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne et le fascicule du programme. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il souhaite assister. Le texte de ce résumé devra être enregistré via l'interface de gestion des documents sur conf-ng et ne devra pas dépasser 260 mots.

Comme les JRES 2017 sont ouvertes à quelques participants européens, une traduction du titre et du résumé en anglais devra être réalisée. Si cette traduction présente des difficultés, l'auteur du résumé pourra demander une assistance au comité de programme via conf-ng.

L'article

L'article est destiné à une publication en ligne.

  • Pour les présentations longues, l'article doit comprendre entre 15000 et 25000 signes (sans les espaces).
  • Pour les présentations courtes et les posters, l'article doit comprendre entre 5000 et 25000 signes (sans les espaces).

L'article doit correspondre à la proposition soumise et doit être rendu au CP dans les délais impartis (indiqués en haut de cette page). Si ce n'était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme l'article et la présentation associée.

Vous pouvez soumettre votre article aux JRES 2017 selon l'un des trois formats possibles :

Format Version minimum de programme Fichier à envoyer
LaTeX TeXLive >= 2009 .pdf
OpenDocument LibreOffice >= 4.3 .odt
Office OpenXML Microsoft Office >= 2010 .docx

Vous devez impérativement utiliser l'un des modèles fournis pour préparer votre article.

Pour les formats bureautiques (OpenDocument et Office OpenXML), le comité de programme vous demandera de réaliser une version finale au format PDF.
Si vous utilisez de la couleur dans votre article (schémas, photos, etc.), assurez-vous si possible que le rendu sur une imprimante noir et blanc reste lisible.
L'article contient lui-même un résumé qui peut être identique ou non, selon le choix de l'auteur, au résumé décrit ci-dessus (publié dans le programme de la conférence).

Il est suggéré aux auteurs de lire les leçons de typographie de Jacques André.

La présentation

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants (LibreOffice, Microsoft Office, Acrobat Reader …), la liste exhaustive et les contraintes techniques (versions supportées, 16/9e, double écran, résolution des vidéos …) seront précisées ultérieurement.

Si vous incluez des photos ou des images dans votre présentation, assurez-vous qu'elles sont libres de droit. Votre présentation sera accessible sur le site de la conférence (après les JRES) et aura de ce fait une très large visibilité. Vous aurez la possibilité de mettre à jour votre présentation en PDF après la conférence si vous souhaitez y apporter des petites corrections avant archivage définitif.

Les posters

L'impression des posters est assurée par les JRES.

Les posters sont accompagnés d'un article qui sera publié sur le site de la conférence. La date limite de remise de cet article doit être respectée. Les posters eux-mêmes doivent être remis avant la date figurant dans le tableau en haut de page. Comme pour les présentations, le logo JRES 2017 doit être présent dans les posters

La mise en forme des posters est libre... sous réserve de respecter les consignes suivantes :

  • placer le logo des JRES sur votre poster ;
  • le réaliser avec une taille de 90 cm x 130 cm (en orientation « portrait ») ;
  • transmettre votre fichier au format PDF ;
  • ne pas utiliser de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 m (taille d'environ 70 à 80 points) ;
  • utiliser un format vectoriel pour les logos des organismes d'affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment bien défini) ;
  • prévoir une résolution minimale de 150 dpi pour les photos ;
  • prévoir 5 mm de fond perdu (c’est à dire ne pas mettre d'image ou de texte à moins de 5 mm du bord).

Les tables rondes

Les tables rondes ne donnent pas lieu à la même organisation. Une personne du comité de programme vous contactera pour préparer avec vous la table ronde que vous avez proposée.

La photo des auteurs

Dans la mesure où vous déposez une photo sur le site web de gestion des articles, celle-ci sera insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme, elle pourra également être utilisée pour la projection en salle du programme de chaque session. Le dépôt optionnel de cette photo vaut acceptation pour sa publication. Dans le cas d'articles multi-auteurs, les auteurs soumettent une seule photo qui peut être collective ou un montage de plusieurs photos individuelles.

Biographie des auteurs et autres renseignements

Une courte biographie (une quinzaine de lignes maximum), non diffusée, permettra au président de session de vous présenter à l'auditoire.
Vos coordonnées téléphoniques mobiles vous seront demandées afin de permettre au comité de programme de vous joindre pendant la phase de préparation et pendant les JRES.

Fichiers fournis par le comité de programme

Le comité de programme met à votre disposition les fichiers ci-après pour la réalisation de votre contribution.

Modèles d'articles

Pour préparer votre article, vous devez utiliser l'un des modèles fournis.

Logos JRES

Les logos officiels à utiliser pour les présentations et les posters sont proposés en deux couleurs  (noir et bleu) et sont disponibles en bitmap (.png & .jpg) ou vectoriel (.eps & .ai). Ils sont disponibles dans l’archive logoJRES.zip.

Contact avec les auteurs

Dès réception des documents, le comité de programme relira vos travaux et pourra vous demander des aménagements. Cette période de collaboration et d'allers-retours des articles entre le comité de programme et les auteurs est très chargée : n'attendez pas le dernier moment pour nous envoyer votre travail et prévoyez au besoin les délais de relecture et de validation interne. Vous pouvez contacter le comité de programme pour toute précision ou demande d'aide via l'adresse info@jres.org.