Instructions aux auteurs

Bienvenue dans la grande famille des auteurs

Le succès de la conférence JRES tient notamment à la qualité des articles, des posters et des présentations, résultant d’un fort accompagnement des auteurs par les membres du comité de programme, depuis l’acceptation des propositions jusqu’à la présentation en séance.

Avant et pendant la conférence, les membres du comité de programme et les auteurs collaborent étroitement dans le but de proposer aux conférenciers des contenus originaux, accessibles et innovants.

Par ailleurs, le guide du proposant présente les bonnes pratiques indispensables au déroulement harmonieux du travail auteur/relecteur.

Pour vous faire une idée de la conférence et des thèmes présentés, vous êtes encouragés à consulter les archives, le replay, etc.

L’auteur retrouvera ici toutes les instructions détaillées à suivre pour soumettre une proposition et finaliser sa contribution.

1. Les types de contributions

Plusieurs types de contributions sont possibles :

Les présentations

Les présentations comportent un résumé, un article et un support de présentation.

Elles se déclinent en 2 formats :

  • le format long de 30 minutes suivies de 10 minutes de questions ;
  • le format court de 15 minutes suivies de 5 minutes de questions.

Elles sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le support de présentation et larticle seront archivés sur le site web des JRES. Optionnellement, il est possible de proposer une démonstration (cf. section Démos).

Les tutos nouveauté 2021

Les tutos proposent des sujets pratiques et didactiques, avec pour objectif que le congressiste puisse reproduire aisément les manipulations au retour du congrès.

Les tutos se déclinent en 2 formats :

  • le format long de 1 h 40 minutes ;
  • le format court de 1 heure.

Les tutos comportent un résumé, un support et des notes additionnelles.

Les sessions tutos sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le support du tuto et l’annexe seront archivés sur le site web des JRES.

Les posters

Les posters sont des contributions au même titre que les présentations, seules les modalités d’échange avec les conférenciers diffèrent : alors que les présentations délivrent une information à une assemblée, le poster favorise les échanges autour d’un support. Le fond est tout aussi passionnant et demande un investissement des auteurs comparable aux présentations. Ainsi, le format « poster » comporte un résumé, un article et le poster lui-même, qui sera présenté par l’auteur lors des différentes sessions dédiées de la conférence. Les sessions posters ne sont pas filmées. Le poster et l’article seront archivés sur le site web des JRES. Optionnellement, il est possible de proposer une démonstration (cf. section Démos).

Les « Lightning Talks »

Les « Lightning Talks » (LT) sont des présentations de quelques minutes, sans questions.  Les soumissions se feront durant la quinzaine précédant les JRES, les modalités seront précisées ultérieurement. Les LT s’accompagnent au minimum d’une diapositive présentant l’orateur et le sujet, aucun article n’y est associé.

Les sessions LT ne sont pas filmées.

Les « Birds of a Feather »

Les « Birds of a Feather » (BOF) sont des groupes de discussions informelles permettant d’échanger sur une thématique commune lors de sessions dédiées. Les soumissions se feront durant la quinzaine précédant les JRES.

Aucun support (présentation, article, résumé) n’est nécessaire.

Les sessions BOF ne sont pas filmées.

Les démos nouveauté 2021

Des créneaux de démos informelles, de 30 minutes maximum, pourront être réservés, associés ou non aux différents types de contributions.

Les sessions démos ne sont pas filmées.

N.B. : Ces sessions de démos sont des événements décorrélés des contributions (présentations ou poster) et se déroulent dans des salles et des sessions dédiées. La démo sera réalisée sur votre propre matériel.

2. Proposer une contribution

Préambule

En soumettant votre proposition, vous vous engagez, si celle-ci est retenue, à produire des livrables (résumé, article, présentation, poster, bio des auteurs) dans les délais fixés. Le respect de ces exigences est primordial pour le travail de relecture et d’itérations avec le comité de programme et indispensable pour la bonne tenue de la conférence (cf. guide du proposant pour plus de détails).

Accord des auteurs

Le dépôt d’une proposition vaut autorisation de l’auteur selon les conditions stipulées dans le document « autorisation » pour la publication de ses productions sur les sites web des JRES ainsi que pour son droit à l’image.

Inscription des auteurs

Tous les auteurs doivent s’inscrire à la conférence. Attention, un seul auteur bénéficie de la gratuité des frais d’inscription pour chaque proposition retenue. Notons que cette gratuité ne dispense pas des démarches d’inscription qui se feront via un espace dédié. 

N’oubliez pas de préparer votre mission (hébergement et déplacement) suffisamment tôt !

Soumission d’une proposition

Les propositions de présentations, de posters et de tutos se font via le formulaire de soumission en ligne jusqu’à la date limite citée dans le calendrier conformément aux thèmes proposés. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent être représentatives des projets des auteurs et permettre au comité de programme de les évaluer. Le formulaire permet également de déposer un document optionnel afin d’étayer les propositions. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Vos propositions sont un aperçu de vos futurs documents et doivent comporter :

Lorsque vous jugerez que votre proposition est suffisamment aboutie, vous devrez l’enregistrer et la soumettre explicitement à la relecture dans conf-ng sans attendre le dernier moment.

Calendrier de soumission des propositions

  • Dépôt des soumissions du 15/02 au 07/05/2021 ;
  • Retour du comité de programme début juillet 2021 après réunion de sélection.

3. Les livrables à produire si vous êtes sélectionné

Les auteurs dont les propositions (présentations courtes ou longues, posters, tutos) auront été retenues par le comité de programme devront remettre leurs documents définitifs avant les dates indiquées dans le calendrier et le tableau récapitulatif.

Le résumé

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il souhaite assister. Le texte de ce résumé devra être enregistré via l’interface de gestion des documents sur conf-ng et ne devra pas dépasser 260 mots.

L’article

L’article est destiné à une publication en ligne, il doit comporter entre 5 et 10 pages.

L’article doit correspondre à la proposition soumise et doit être rendu au CP dans les délais impartis (cf. calendrier). Si ce n’était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme l’article et la présentation associée.

Vous devez impérativement soumettre votre article aux JRES 2021 selon le format suivant en respectant le modèle fourni et en mode “ suivi des modifications “ (cf. tuto LibreOffice) :

Phase Format Version minimum de programme Fichier à envoyer
Échange et relecture avec le comité de programme OpenDocument LibreOffice >= 7.0.4 .odt
Finalisation et publication de l’article PDF .pdf

Si vous utilisez de la couleur dans votre article (schémas, photos, etc.), assurez-vous que le rendu sur une imprimante noir et blanc reste lisible.

Il est impératif de penser à « embarquer les fontes » utilisées dans le document (option à activer).

L’article contient lui-même un résumé qui peut être identique ou non, selon le choix de l’auteur, au résumé décrit ci-dessus (publié dans le programme de la conférence).

Il est suggéré aux auteurs de lire les leçons de typographie de Jacques André.

Il est recommandé d’utiliser l’extension « Grammalecte » pour LibreOffice.

Le support de tutos courts et longs

Le support de tutos devra présenter de manière didactique le sujet retenu et sera diffusé aux congressistes pendant la session.

Le support de tutos doit être rendu au CP dans les délais impartis (cf. calendrier). Si ce n’était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme la session prévue.

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Des vidéos peuvent être insérées dans la présentation, il faut dans ce cas limiter le fichier vidéo/son à 1Go et privilégier les formats .wmv et .mp4.

N.B. : la vidéo doit impérativement être “incluse” dans le document (pas de lien externe).

Afin d’accepter les chartes des établissements, il n’y a pas de masque imposé, seulement quelques règles à respecter :

  • le format des présentations en 16:9 ;
  • la première diapositive doit être simple et contenir :
    • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
    • les noms des auteurs ;
    • le logo JRES 2021.

Néanmoins un modèle de présentation sera proposé ultérieurement.

Les notes additionnelles de tutos courts et longs

Les notes additionnelles sont obligatoires.

Elles doivent permettre au congressiste de disposer d’informations complémentaires au support de tuto pour en assurer la reproductibilité dans son propre environnement.

Le support des présentations courtes et longues

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Des vidéos peuvent être insérées dans la présentation, il faut dans ce cas limiter le fichier vidéo/son à 1Go et privilégier les formats .wmv et .mp4.   N.B. : la vidéo doit impérativement être “incluse” dans le document (pas de lien externe).

Afin d’accepter les chartes des établissements, il n’y a pas de masque imposé, seulement quelques règles à respecter :

  • le format des présentations en 16:9 ;
  • la première diapositive doit être simple et contenir :
    • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
    • les noms des auteurs ;
    • le logo JRES 2021.

Néanmoins, un modèle de présentation sera proposé ultérieurement.

Le nombre de diapos doit être en rapport avec la durée de la présentation (on compte généralement 2 mn par diapos).

Les sessions sont retransmises en direct et enregistrées. Lors de la présentation les orateurs doivent :

  • rester face à la caméra, ne pas se déplacer sur scène et parler dans le micro ;
  • éviter l’utilisation de pointeurs (laser ou souris) car non visibles sur la vidéo.

Si vous incluez des photos, des images ou des vidéos dans votre présentation, assurez-vous qu’elles sont libres de droits. Votre présentation sera accessible sur le site de la conférence (après les JRES) et aura de ce fait une très large visibilité. Vous aurez la possibilité de mettre à jour votre présentation en PDF après la conférence si vous souhaitez y apporter quelques dernières corrections avant archivage définitif.

Il est impératif de penser à “embarquer les fontes” utilisées dans le document (option à activer).

Les posters

L’impression des posters est assurée par le comité JRES.

Les posters sont accompagnés d’un article qui sera publié sur le site de la conférence. La date limite de remise de cet article doit être respectée. Les posters eux-mêmes doivent être remis avant la date figurant dans le calendrier.

La mise en forme des posters est libre… sous réserve de respecter les consignes suivantes :

  • placer le logo des JRES sur votre poster ;
  • le réaliser avec une taille de 90 cm x 130 cm (en orientation « portrait ») ;
  • transmettre votre fichier au format PDF ;
  • ne pas utiliser de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 mètres (taille d’environ 70 à 80 points) ;
  • utiliser un format vectoriel pour les logos des organismes d’affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment bien défini) ;
  • prévoir une résolution minimale de 150 dpi pour les photos ;
  • prévoir 5 mm de fond perdu (c’est à dire ne pas mettre d’image ou de texte à moins de 5 mm du bord).

La photo des auteurs

Dans la mesure où vous déposez une photo sur le site web de gestion des articles, celle-ci sera insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme, elle pourra également être utilisée pour la projection en salle du programme de chaque session. Le dépôt optionnel de cette photo vaut acceptation pour sa publication.

ATTENTION : dans le cas d’articles multi-auteurs, les auteurs soumettent une seule photo (liée à l’article), qui peut être collective ou un montage de plusieurs photos individuelles.

Biographie des auteurs et autres renseignements

Une courte biographie (une quinzaine de lignes maximum), publiée, permettra aux congressistes de mieux vous connaître. Elle sera déposée sur le site web de gestion des articles et insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme.

ATTENTION : dans le cas d’articles multi-auteurs, les auteurs soumettent un seul texte de biographie, elle peut être collective ou contenir un paragraphe (court) par auteur.

Renseignements pour les présidents de session

D’autres renseignements, utiles au bon déroulement des JRES, peuvent vous être demandés par les présidents de session. Notamment, vos coordonnées téléphoniques mobiles vous seront demandées afin de permettre au comité de programme de vous joindre pendant la phase de préparation et pendant les JRES. Ces informations ne sont pas publiées.

4. Le calendrier

Vue d’ensemble

Le calendrier de soumission des propositions

  • Dépôt des soumissions du 15/02 au 07/05/2021 ;
  • Retour du comité de programme début juillet 2021 après réunion de sélection.

Le calendrier des livrables

   > Livrables
  > Types de contributions Biographie
+
Photo optionnelle
Résumé
Entre 200 et 1300 caractères
Article
Entre 5 et 10 pages
Supports
Nb de transparents adapté à la durée
Poster
2 sessions d’1h15
Dépôt du 05/07 au 01/10/2021   Dépôt du 05/07/2021 au 07/01/2022 Dépôt du 05/07/2021 au 11/03/2022
Présentation courte
15 min. + 5 min de questions
Présentation longue
30 min. + 10 min de questions
Tuto court (1h)
Tuto long (1h40)

5. Les interactions avec le comité de programme

Une fois votre proposition retenue, vous serez accompagné par un duo de « présidents de session » (2 membres du Comité de Programme), jusqu’à votre contribution finale à la conférence.

Phases de production des livrables (article, poster, support de présentation/tutos, etc.)

Dès réception des documents, les présidents de sessions reliront vos travaux et pourront vous demander des aménagements.

Pendant cette phase de relecture des documents (notamment l’article), les échanges, entre les présidents de session et les auteurs, ont lieu via une application web (conf-ng), qu’il faut impérativement utiliser, à l’exclusion de tout autre canal d’échange (mail, twitter, mastodon…). L’application vous permet de déposer une version à relire. En retour, les présidents de session pourront déposer une nouvelle version avec des propositions de corrections ou d’améliorations, et ainsi de suite jusqu’à la version finale.

Cette période de collaboration et d’allers-retours des articles entre le comité de programme et les auteurs est très chargée : n’attendez pas le dernier moment pour nous envoyer votre travail et prévoyez au besoin les délais de relecture et de validation interne.

N’hésitez pas à consulter le calendrier des différentes phases.

Pendant la conférence

Il est nécessaire d’échanger les numéros de téléphone mobile, pour pouvoir se joindre facilement pendant la conférence (ils ne sont pas publiés).

Pour les présentations, il est impératif que vous puissiez tester votre support de présentation final sur les outils de la conférence, afin de vérifier que le rendu est conforme. Un rendez-vous vous sera donc planifié avec vous, en amont de votre présentation. C’est aussi l’occasion de rencontrer « en vrai » les présidents de votre session, de fixer les derniers détails, etc.

 À tout moment

Par ailleurs vous pouvez contacter le comité de programme pour toute précision ou demande d’aide à l’adresse contact@jres.org.

ANNEXE : les ressources documentaires

Le comité de programme met à votre disposition différentes ressources pour la réalisation de votre contribution.

Le guide du proposant

Ne soyez jamais en retard, grâce au guide du proposant, que vous verrez tous les soirs.

Modèle d’article

Pour préparer votre article, vous devez impérativement utiliser le modèle fourni. Il contient également un guide de bon emploi de LibreOffice.

Guide de bon emploi de LibreOffice

Pensez à lire ce mini guide pour bien utiliser LibreOffice : gestion des styles, utilisation du mode « révision », etc.

Oui, c’est également le modèle d’article !

Autres ressources utiles

Il est suggéré aux auteurs de lire les leçons de typographie de Jacques André.

Il est recommandé d’utiliser l’extension Grammalecte pour LibreOffice

LibreOffice : télécharger la dernière version stable